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メールアドレス変更連絡|マナー違反にならないための【例文付き】

公開日: : 最終更新日:2016/08/02 IT関連

メールアドレスを変えたときの連絡って意外と面倒ではありませんか?

 

メールの文章はなんて書けばいい

失礼にならない送り方は?

どこまで(誰まで)教える?

宛先不明で戻ってきたら電話する?

 

など、たかがメールアドレスひとつに、けっこうな時間と労力を取られてしまいます。

 

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私はビジネスと個人利用の両方でメールアドレスを変えた経験があります。(会社のメールなんて、.comから.jpに変わっただけ・・)

 

一人ひとりに送るのは面倒くさいですし、けっこうな時間を使ってしまう作業です。

 

その経験から、メールアドレス変更の際のメール例文とマナー、交流のなくなった人の連絡についてまとめています。

 

これからメールアドレスを変更するときだけでなく、「もう変えちゃったよ~」という場合でも参考になりますので、最後まで読んでくださいね。

 

 

メールアドレスの変更連絡をするときのマナー&ポイント

メールアドレスの変更連絡マナー

メールアドレスが変わったという連絡は、ただ変更することを伝えればいいということではありません。

 

メールで連絡するにもマナーがあるので、送る前にしっかり読んで失礼のないようにしてくださいね。

 

具体的には次の4つになります。

 

変更前のメールアドレスで送る

変更前、変更後の両方のメールアドレスを載せる

電話番号を載せる

いつから使えるのか、今のメールはいつまで使えるのかを明確にする

 

個人利用の場合はそこまでシビアではありませんが、仕事関係や就活中の場合に変な内容を送ってしまうと一般常識を疑われてしまうので気をつけるようにしてください。

 

 

変更前のメールアドレスで送る

 

新しいメールアドレスでいきなりメールを送るのはマナー違反です。

 

誰から送られてきたメールか分かりませんので、そのままゴミ箱へ捨てられて終わってしまいます。

 

また、今はウィルス感染の危険性から、迷惑メール設定やスパム報告をされる可能性もあるので必ず今まで使っていたメールで送るのが第一のマナーです

 

件名に名前をつけておけばいいだろうと考えるかもしれませんが、送信者が不明だとメールを開いてもらえる可能性は低くなります。

 

送信元を明確にするためにも変更前のアドレスで送ることを忘れないように。

 

それでは続いて、メールに記載する内容について紹介します。

 

 

変更前、変更後の両方のメールアドレスを載せる

 

メール本文にはアドレスが変更になることを書き、変更前と変更後の両方のメールアドレスを載せることが大事です。

 

アドレス帳に入っているから大丈夫だろうと考えるのは間違いです。

 

アドレス帳を変更してもらわないといけないので、送った相手がすぐにあなたのアドレスを特定しやすいように配慮する必要があります。

 

送信相手に面倒をかけないことも気遣いとして大事ですよ。

 

 

電話番号を載せる

 

メールアドレスと一緒にあなたの電話番号も載せておく事も大事です。

 

電話番号を記載しておくと、よりあなたという個人を特定しやすくなります。

 

固定電話に携帯電話、メールアドレスにFACEBOOKアカウントなど色々な個人の情報があふれているので、メールアドレスだけではすぐにあなただと気づいてもらえない場合もあります。

 

その時に電話番号が一緒に書いてあると誰のことかが分かりやすくなります。

 

また、あなたからのメールをみて直接話をしたいと思ったときにも連絡先の記載があればすぐに電話をすることができます。

 

「あとで」と思うと、たいてい連絡せずに終わってしまうので、電話番号記載も相手に余計な面倒をかけないために大事なことです。

 

 

いつから使えるのか、今のメールはいつまで使えるのかを明確にする

 

これは忘れがちな内容ですが、意外と大事なことです。

 

・今まで使っていたメールはいつまで使えるのか?
・新しいメールと重複して使える期間はあるのか?
・古いメールは今後、完全に連絡がつかなくなってしまうのか?

 

特に仕事で使っているビジネス用メールアドレスの場合は、日々のやりとりで使用する頻度が高いものです。

 

送信先の人もすぐに登録を変える時間的余裕がない場合もあります。

 

しばらくしてあなたにメールを送ろうとしたときに送信先エラーで帰ってきてしまった場合、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性も否定できません。

 

新しいメールアドレスはいつから使えるのか?古いメールアドレスはいつまで使えるか?などを記載しておくとメールを受け取った方が期日を目安に動けるので分かりやすくなります。

 

旧メールアドレスを完全になくしてしまう場合は、特に注意して書き添えておくことが大事です。

 

 

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メールアドレス変更時に送るメールの例文

メールの例文

メールにて変更の内容を送るときは、アドレスが変わることだけを伝えることです。

 

しばらく振りの人には、ついでに近況報告などしていまいたくなりませんか?

 

しかし、一人ひとりに向けた内容を考えていては時間もかかりますし、全員に送ることなんてできないので近況報告は必要ありません

 

だいたい途中で諦めてしまいますので、最初から次のような文言でパパッと終わらせてしまうのがおすすめです。

 

 

ビジネス、仕事で変更を伝えるときの例文

 

それでは、まず仕事でメールアドレスが変更になったときの例文から。

 

======ココから======

メールアドレス変更のご案内

 

拝啓 貴社ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

 

日頃よりご愛顧を賜わり、厚くお礼申し上げます。

 

さて表題の通り、弊社ではこのたび全社共通にてメールアドレスが変更されました。

 

○月末までは旧メールアドレスでも送受信可能ではございますが、お早めにアドレス帳の変更をお願いたします。

 

敬具

 

 

【運用開始日】○○年○○月○○日

【変更前メールアドレス】yama1234@kaisya.com

【変更後メールアドレス】yama1234@kaisya.jp

【電話番号】03-1234-5678(内線123)

※旧メールアドレス使用期限○○月末

======ココまで======

 

 

就活中や内定後に変更を伝えるときの例文

 

就活中や会社に内定をもらったあとは、入社するまではできれば個人のメールアドレスは変更しないようにしましょう。

 

なぜかというと、人事の担当者は入社までのスケジュールを逆算して採用や内定者とのやり取りを行っているからです。

 

不採用の理由になることはないでしょうが、担当者の手をわずらわせることはしない方が無難です。

 

とはいえ、どうしてもメールアドレスを変更しないといけないときは次のような文面で連絡をすると心象が悪くなりません。

 

連絡をする際のポイントはメールアドレスを変える理由を添える事で心象が悪くなるのを防げます。

 

======ココから======

メールアドレス変更のご案内

 

お世話になります。

 

貴社で内定を頂いております○○大学の○○と申します。

 

私の連絡先として申告しておりましたメールアドレスは大学のドメインを利用したものでしたが、卒業する学生はメールアドレスが使用できなくなると大学より通知があったためメールアドレスを変更することとなりました。

 

【変更前メールアドレス】kawa1234@daigaku.com

【変更後メールアドレス】kawa1234@kojin.com

【電話番号】000-1234-5678

 

○月○日までは現在のアドレスにて送受信可能ではございますが、ご登録いただいているアドレス帳の変更をお願いいたします。

 

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

======ココまで======

 

 

個人利用のメールアドレス変更を連絡する場合

 

個人的に利用しているメールアドレスの場合は上記のような堅い文面は必要ありません。

 

付き合いの深さやいつもの話し言葉で、相手に伝わりやすいように書いて大丈夫です。

 

ただ、変更前・変更後の両方のメールアドレス記載は忘れないように。

 

メールの文面について紹介しましたので、さあ連絡しようと送信し始めると、一つずつ送るのがめんどくさいと感じませんか?

 

そこで次の項では、メールの送信方法についてのマナーと送り方をまとめます。

 

 

メールアドレス変更連絡は個別送信?それとも一斉送信?

メール個別送信・一斉送信

仕事でメールを使っている場合は送信先が100・200よりも多くなることもあるのではないでしょうか?

 

時間に余裕があれは個別に送ることもできますが、仕事で使っている以上悠長にもできないでしょう。

 

ですので、ビジネスで使っている場合は、一斉送信で送って問題ありません

 

仕事相手の人もメールアドレス変更の連絡くらいで時間をさけないことはわかっていますから。

 

ただし、一斉送信をする場合にもマナーと注意点があります。

 

本文には自分の名前しか書かない
メールのあて先は必ずBCCで送る
BCCで送っていることを記載する

 

ビジネスだからこそこれは細心の注意を払いましょう。

 

 

本文には自分の名前しか書かない

 

メールの件名にはや本文の中には自分の会社名や名前のみを書くようにします。

 

もちろん宛名を書かないのは失礼になるので、「お客様各位」「取引先様各位」などと記載して関係者への連絡メールである事がすぐに分かるようにしておきます。

 

 

メールのあて先は必ずBCCで送る

 

メールをTOやCCで一斉にメールを送ると、送信者に全てのメールアドレスが見えてしまいます。

 

他の会社や関係ない人のメールアドレスを分からないようにして送る方法がBCCという送信です。

 

使い方はTOやCC の代わりにBCCを選択して送るだけなので、とても簡単です。

 

簡単ですが、間違えてCCで送ってしまうとトラブルに発展する可能性があるので、間違えないように送信前にはチェックをしておきましょう。

 

 

BCCで送っていることを明記する

 

「お客様各位」「取引先様各位」と宛名をつけて送っているのでBCCであることは検討が付きますが、メール本文にもBCCである事を明記しておきましょう。

 

「BCCで失礼します。」「本メールはBCCで送信しています。」と明記しておくだけで十分です。

 

BCCで送信している明記は不要という人も居ますが、仕事の関係者には本来であれば個別に送信する必要があるものです。

 

それを一斉送信にて送っているので一言添えておくのがマナーです。

 

 

メールアドレスの変更連絡はいつ送る?

メールアドレス変更連絡いつ

メールアドレスの変更連絡はいつ送るのがいいのでしょうか?

 

これは新しいメールアドレスを運用することが決まってからすぐに送るのがベストです。

 

後で送っておこうと思っていると運用を開始する直前まで連絡が後回しになってしまう場合があり、そうなると受け取り側が困ってしまいます。

 

送る側は連絡してしまえば終わりと考えてしまいがちですが、受け取った側は登録変更をしないと連絡が取れなくなってしまいます。

 

ですので、余裕を持って変更してもらえるよう早めに連絡を忘れないようにしておきましょうね。

 

その際には前述したように新旧両方のメールが使える期間を1ヶ月程度は設けておくようにしましょう。

 

もしメールアドレス変更後に連絡するとなってしまった場合は、次のように対処しないといけません。

 

 

メールアドレス変更後に連絡をする場合

 

変更前に連絡する必要のあるメールアドレス。

 

しかし、変更してしまった後に連絡となってしまうこともあるでしょう。

 

その時には、必ず

 

1.電話で変更したことを報告する
2.件名に名前を入れて送る

 

という順番で連絡します。

 

今は迷惑メールやスパムメール、なりすましメールなど、企業を攻撃するメールも少なくありません。

 

ですので、いきなりメールを送ってしまうとスパムメールと勘違いされてしまう可能性があり、先方に誤解と迷惑がかかる場合があります。

 

必ず先に電話で変更後の連絡となったことのお詫びをして、メールを送ると相手も安心してメールを開けます。

 

ちなみに、メールアドレスの変更はどこまで(誰まで)知らせるか悩みませんか?

 

そこで最後にどこまで連絡するかについて紹介します。

 

 

メールアドレス変更の連絡はどこまで知らせる?

どこまで知らせる?

会社や学校関係などであれば変更した時には必ず連絡が必要です。

 

ただ、個人的に利用しているメールアドレスの場合はどこまで知らせるべきか悩みませんか?

 

そこでアドレス帳にはあるけれど、あまり付き合いや交流のない人への判断基準を紹介します。

 

 

1年以上交流のない人はこの際連絡しない

 

私の基準はこれです。

 

アドレス帳を見ていて1年以上連絡を取っていないような人にはこれから先も連絡するようなことはまずありません。

 

連絡交換しただけの人の情報ははっきりいって不要ですので、この機会にスッパリと整理してしまうのがおすすめです。

 

 

全員に送ってエラーの場合は削除

 

自分では誰を消すか迷った時に使える方法です。

 

とりあえず全員にメールの変更連絡を送ってみると、必ず何人かはあて先不明で戻ってきます。

 

エラーで戻ってきた人はあなたにアドレスが変わった事を連絡していない人です。

 

なので、今後連絡をとる必要はないと判断できますね。

 

 

メールアドレスを変えない

 

そもそもこの記事内容とまったく逆の話となりますが、この連絡や考えるのが面倒でメールアドレスを変えないという人は少なくありません

 

10年以上変えていないという人もいるくらいです。

 

どうしても判断が出来ない場合は、メールアドレスをそのまま利用するということが安心かもしれませんね。

 

 

自分が会いたい人・会いたくない人で決める

 

あなたのアドレス帳の中にも会いたい人と二度と会いたくない(会わない)という人が何人かいるのではないでしょうか?

 

会いたくない人にわざわざ連絡をとる必要はありませんよね?

 

この機会に会いたい人だけのアドレス帳にするというのもいいと思いますよ。

 

 

ちなみに安易に決めると迷惑メールの来やすいアドレスになる可能性があることを知っていますか?

 

迷惑メールを来ないようにするメールアドレスの決め方ではそのポイントを紹介しているので、これからメールアドレスを決めるときには参考に出来ますよ。

 

こんな時代だからこそ、メールアドレスを強化して安心して使えるようにしたいものですね。

 

その上でマナーを守ってメールアドレスの変更連絡も行ってくださいね。

 

この記事でお伝えしたかった事は以上となります。

 

最後まで読んでいただきありがとうございます。

 

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